Protokół z kontroli przeprowadzonej w okresie od 14.10.2004 do 02.11.2004 przez Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Jastrzębie Zdrój
Protokół z kontroli
Zgodnie z upoważnieniem z dnia 11.10.2004 r. zostały przeprowadzone w okresie od 14.10.2004 r. do dnia 02.11.2004r. w Miejskim Ośrodku Kultury w Jastrzębiu Zdroju czynności kontrolne w przedmiocie ustalenia wysokości brakujących w kasie jednostki środków pieniężnych.
Dyrektorem Miejskiego Ośrodka Kultury w Jastrzębiu Zdroju Al. Piłsudskiego 27 w okresie objętym kontrolą do chwili obecnej jest Pani Mariola Gardyańczyk, głównym księgowym do dnia 30.09.2004 r. była Pani ************, zaś od 01.10.2004 r. obowiązki głównej księgowej wykonuje Pani *****************
W okresie od 12.04.1999 r do dnia 26.03.2004 r. specjalistą ds. finansowych była Pani **********, posiadająca zakres czynności obejmujący m. innymi zadania w zakresie gospodarki kasowej, odsunięta od czynności związanych z obrotem środkami pieniężnymi dnia 05.03.2004 r. /zał. nr 1/.
Kontrolujący przyjął dla celów dowodowych wyliczenia dokonane przez księgową Panią ********** żam. w Jastrzębiu Zdroju przy ulicy ******** działającą zgodnie z umową cywilnoprawną nr 50/2004 zawartą w dniu 12.05.2004 r., której przedmiotem było sporządzenie raportów kasowych za rok 2002 i 2003 dla MOK oraz zestawienie różnic wynikających z w/w dokumentów /zał. nr 2/ oraz umową nr 104/04 z dnia 25.10.2004 r. obejmującą sprawdzenie i sporządzenie raportów kasowych za okres od 01.01.2004 r. do 30.06.2004 r. oraz zestawienie różnic /zał. nr 3/. W toku kontroli ustalono wysokość różnicy pomiędzy wpłatami na rachunek bankowy /i czekami/ a stanami wykazanymi w raportach kasowych:
- za rok 2002 w kwocie 1.331,98 zł /zał. nr 4/
- za rok 2003 w kwocie 14.446,36 zł /zał. nr 5/
Razem w latach 2002 - 2003 ustalono brak środków pieniężnych w kwocie 15.778,34 zł. Analiza dokumentacji finansowo-księgowej przeprowadzona za okres od 01.01.2004 r. do dnia odsunięcia od czynności w zakresie gospodarki kasowej Pani ************* tj: 05.03.2004 r. wykazała brak środków pieniężnych w kwocie 4.230,-zł /zał. nr 6/.
Ponadto stwierdzono brak w m-cu marcu 2004 przyjęcia do kasy kwoty 200,- zł wpłaconej, przez sponsorów - **************** / 100,-zł/. Firma Handlowa ******************** /100,-zł/./Zał. nr 7/.
Ustalono brak ujawnienia w raportach kasowych w 2004 kwoty 1.000- zł wpłaconej zgodnie ze złożonym oświadczeniem przez instruktora MOK z tytułu rozliczenia zaliczki / zał. nr 8 / oraz kwoty 1.104,46- zł -wpłaconej wg oświadczenia przez instruktora MOK z tytułu rozliczenia zaliczki / zał. nr 9/.
Razem brakująca w roku 2004 r, kwota pieniężna wynosi 6.534,46 ,- zł
Ustalona w niniejszym protokole łączna wysokość brakującej kwoty pieniężnej wynosi 22.312,80,-zł.
Jednocześnie ustalono, ze pismem z dnia 11.05.2004 r. Pani ********* zobowiązała się do rozliczenia kwoty zaliczki w wysokości 1.500,- zł, po wezwaniu przez Dyrektora MOK pismem z dnia 06.05.2004 r. / zał. nr 10 /.
Kolejnymi pismami z dnia 16.06.2004 r. i 01.07.2004 r. dyrektor MOK wezwał Panią ********* do zapłaty kwoty 2.859,- zł wynikającej z kwitariuszy wpłat oraz kwoty 2.104,46 zł nie odprowadzonych na rachunek MOK zaliczek pracowników / zał. nr 11 / .
W odpowiedzi Pani ************* stwierdziła pismem z dnia 23.06.2004 r., że do dnia 10.07.2004 r. nastąpi całkowita spłata należności / zał. nr 12 /.
Następnym pismem z dnia 12.07.2004 r Pani ************* określiła nowy termin spłaty na m-c sierpień 2004 r. / zał. nr 13 /.
W dniu 17.09.2004 r. Dyrektor MOK w obecności Głównej Księgowej przeprowadził rozmowę telefoniczną z Panią ************ w której poinformował o wysokości brakujących środków pieniężnych wg stanu na dzień w/w rozmowy wynoszących kwotę 20.741,80,-zł.
Kwotę tę pani ************ zobowiązała się spłacić przelewem z Banku PKO w dniu 20.09.2004 r. / zał. nr 14 /.
Niniejszy protokół został sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono Dyrektorowi jednostki kontrolowanej.
Jednocześnie Dyrektora MOK pouczono o prawie złożenia dodatkowych wyjaśnień w terminie 3 dni od dnia podpisania niniejszego protokołu.
Stwierdzono, że Dyrektor MOK nie wnosi zastrzeżeń w zakresie faktów ustalonych podczas czynności kontrolnych i opisanych w niniejszym protokole.
Integralną część protokołu stanowią następujące załączniki:
1. zakres czynności Pani ************
2. Umowa cywilnoprawna 50/2004
3. Umowa cywilnoprawna nr 104/04
4. Wykaz różnic w roku 2002
5. Wykaz różnic w roku 2003
6. Wykaz różnic za okres 01.01.-5.03.2004
7. Oświadczenia sponsorów
8. Oświadczenie rozliczenia z pobranej zaliczki
9. Oświadczenie rozliczenia z pobranej zaliczki
10. Odpowiedź na wezwanie Dyrektora MOK-u
11. Wykaz nierozliczonych zaliczek
12. Oświadczenie głównej księgowej
13. Oświadczenie głównej księgowej
14. Notatka służbowa z rozmowy telefonicznej
Jastrzębie Zdrój, dnia 02 listopad 2004 r.